兩筆獨立的業(yè)務(wù)

在ERP系統(tǒng)中，最核心的處理原則是：將“銷售新機”和“回收舊機”視為兩筆獨立但關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)。新機銷售是主營業(yè)務(wù)，舊機回收是附加服務(wù)（通常會產(chǎn)生成本或費用）

一、 前期設(shè)置：ERP主數(shù)據(jù)與規(guī)則配置

在處理具體訂單前，需要在ERP中進行基礎(chǔ)設(shè)置：

1. 商品主數(shù)據(jù)：

   • 新機：正常銷售商品，物料類型為“產(chǎn)成品”或“貿(mào)易商品”。

   • 舊機：需要創(chuàng)建對應(yīng)的“回收舊機”物料代碼。物料類型通常設(shè)置為“非庫存物料”或“服務(wù)”，因為它不是用于銷售的商品，而是代表一種回收服務(wù)或成本項。為其設(shè)置一個象征性的價格（如1元），但實際價值通過折扣券體現(xiàn)。

2. 價格方案：

   • 創(chuàng)建專門的“以舊換新折扣”促銷方案或優(yōu)惠券類型。這個折扣的金額就是給客戶的舊機抵扣款。

   • 例如：一臺新冰箱售價3000元，舊機抵扣300元，那么客戶實際支付2700元。這300元折扣需要與回收舊機業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。

3. 舊機評估體系：

   • 最好有一個外部系統(tǒng)或表格與ERP集成，用于定義不同品類、品牌、型號、使用年限的舊機的標(biāo)準(zhǔn)回收價。這個價格是財務(wù)計提成本和給客戶折扣的依據(jù)。

4. 倉庫設(shè)置：

   • 設(shè)置一個專門的“舊機暫存?zhèn)}”或“待處理倉”，用于接收和存放回收的舊機，與正常銷售庫存嚴(yán)格區(qū)分。

二、 具體業(yè)務(wù)流程在ERP中的操作

場景：客戶在電商平臺（如天貓、京東、自有商城）下單購買新機并選擇以舊換新服務(wù)。

步驟1：電商平臺下單與訂單同步

• 客戶在電商平臺下單，選擇“以舊換新”，并填寫舊機信息（品類、品牌、型號、大致情況）。

• 電商平臺根據(jù)規(guī)則初步估算舊機抵扣金額（例如300元），并在訂單金額中直接扣除。

• 電商平臺將訂單信息（包括新機SKU、數(shù)量、成交價（已減抵扣額）、以及“以舊換新”標(biāo)識和舊機信息）通過API接口同步到ERP系統(tǒng)。

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步驟2：ERP創(chuàng)建銷售訂單（Sales Order）

• ERP接收到同步的訂單信息。

• 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單，包含：

  • 行項目1：新機商品，正常售價3000元。

  • 行項目2：“以舊換新折扣”項目（或優(yōu)惠券），金額為 -300元。

  • 訂單總額為2700元。

• 在訂單抬頭或行項目中添加備注，注明此為“以舊換新訂單”，并記錄舊機的相關(guān)信息（平臺傳遞過來的）。

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步驟3：新機出庫與財務(wù)收款

• 物流處理：倉庫人員根據(jù)銷售訂單（金額2700元）進-行揀貨、打包、發(fā)出新機。在ERP中做發(fā)貨過賬（Post Goods Issue）。

  • 系統(tǒng)產(chǎn)生會計分錄：

    • 借：主營業(yè)務(wù)成本

    • 貸：庫存商品-新機

    • 借：應(yīng)收賬款 2700

    • 貸：主營業(yè)務(wù)收入（不含稅）

    • 貸：應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（銷項稅額）

• 財務(wù)收款：客戶支付2700元至電商平臺賬戶，平臺后續(xù)與公司結(jié)算。ERP中核對結(jié)算單，確認收款。

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步驟4：舊機回收與入庫（關(guān)鍵步驟）

• 預(yù)約回收：客服或物流部門聯(lián)系客戶，預(yù)約上門回收舊機時間。

• 上門評估：師傅上門后，根據(jù)實物情況進行最終核價。可能與平臺初步估價有出入（例如，實際舊機狀況差，只值200元）。

• ERP操作：

  • 情況A：核價與預(yù)估一致（300元）：

    1. 師傅回收舊機，運回倉庫。

    2. 倉庫收到舊機后，在ERP中做一筆收貨到“舊機暫存?zhèn)}” 的移動。物料就是之前創(chuàng)建的“回收舊機”物料。此時不影響財務(wù)賬，僅作庫存數(shù)量管理。

  • 情況B：核價低于預(yù)估（實際200元，預(yù)估300元）：

    • 這是一個異常處理場景。需要與客戶溝通，解釋原因。通常處理方式是：客戶接受則繼續(xù)；客戶不接受則取消以舊換新，訂單按3000元支付（需補差價）。

    • 如果客戶接受，需要在ERP中調(diào)整原銷售訂單：將“以舊換新折扣”的行項目金額從 -300元 修改為 -200元。

    • 這意味著客戶需要補付100元差價（聯(lián)系客戶付款或由平臺發(fā)起補款）。

    • 舊機實物依然收回，入庫到“舊機暫存?zhèn)}”。

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步驟5：舊機處置與成本確認

• 處置舊機：公司將回收的舊機銷售給專業(yè)的回收商。

• ERP操作：

  1. 創(chuàng)建一張采購訂單（或廢舊物資銷售訂單），客戶是回收商，商品是“回收舊機”，價格為處置價（例如，所有舊冰箱統(tǒng)一50元/臺）。

  2. 從“舊機暫存?zhèn)}”做發(fā)貨過賬給回收商。

  3. 回收商付款，公司確認收入（例如50元）。

• 財務(wù)計提成本：

  • 這才是處理“以舊換新”成本的關(guān)鍵。在步驟4中，公司已經(jīng)給了客戶300元（或200元）折扣，但舊機只賣得了50元。

  • 公司實際虧損了250元（300 - 50），這250元就是本次以舊換新活動的真實成本。

  • 在月末，財務(wù)需要根據(jù)“回收舊機”的計提價（給客戶的折扣） 和預(yù)計處置價的差額，計提成本費用。

  • 會計分錄示例（計提時）：

    • 借：銷售費用-以舊換新補貼 250

    • 貸：預(yù)計負債-以舊換新補貼 250

  • 實際處置后（收到50元）：

    • 借：庫存現(xiàn)金/銀行存款 50

    • 借：預(yù)計負債-以舊換新補貼 250

    • 貸：其他業(yè)務(wù)收入（廢舊物資）50

    • 貸：銷售費用-以舊換新補貼 250 （或反向沖減費用）