采購與付款循環(huán)關(guān)鍵控制點是什么
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采購與付款循環(huán)關(guān)鍵控制點包括采購前審批、采購、驗收及保管、付款控制等。
1.采購前審批
請購實物預(yù)算的編制與審批，財務(wù)、使用及倉庫管理部門應(yīng)該通過預(yù)算和資料分析確認(rèn)需求，編制采購商品的有關(guān)實物和資金預(yù)算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時間等。根據(jù)采購物料性質(zhì)和類型劃分各級管理部門的審批權(quán)限，并保持請購權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購，審批權(quán)在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準(zhǔn);采購資金預(yù)算的編制，財務(wù)部門和請購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制;采購資金預(yù)算的編制，財務(wù)部門和請購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制;采購計劃的編制，根據(jù)采購預(yù)算由采購部門組織，會同財務(wù)、倉庫及使用部門編制詳細(xì)的采購計劃，對采購細(xì)節(jié)進(jìn)行說明，如采購合同基本要求、商品質(zhì)量特征和品質(zhì)、采購包裝、售后服務(wù)、運輸方式及成本、驗收標(biāo)準(zhǔn)和入庫方式等。
2.采購
供應(yīng)商的評價與選擇，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整;采購商品實物控制。對采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進(jìn)行保險。
3.驗收及保管
驗收過程控制，驗收工作獨立于請購、采購和會計部門的工作，驗收中將發(fā)貨單與訂單核對，并點清商品數(shù)量;按采購合同標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測試的設(shè)備等，需有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗收后，驗收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號的驗收單，并將商品交給倉庫或使用部門，移交時要求對方在驗收單副聯(lián)上簽收;收貨控制，收貨人與驗收人及采購人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單;倉庫保管，倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗和未檢驗的商品進(jìn)行分離存放。對倉庫保管中的實物資產(chǎn)，要對接近商品人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。
4.付款控制
付款申請，采購部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請購申請資料、驗收入庫材料、供應(yīng)商出具的稅費和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員;采購及付款資料的審查，出納和會計人員執(zhí)行采購及付款業(yè)務(wù)處理時要嚴(yán)格審查采購合同、發(fā)票、運輸結(jié)算、驗收費用票據(jù)、驗收入庫報告、入庫單等資料的內(nèi)容是否完整、業(yè)務(wù)程序是否齊全、計算是否準(zhǔn)確、支付金額是否超出了付款權(quán)限等;會計記錄控制，包括應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等業(yè)務(wù)的會計處理控制，如憑證的審核、總賬明細(xì)賬的核對、與供應(yīng)商的對賬等;建立嚴(yán)格的退貨、退款管理制度，規(guī)范折扣管理。采購商品驗收發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或數(shù)量問題，采購和驗收部門要合作填寫退貨退款通知，主要內(nèi)容包括：采購合同編號和內(nèi)容摘要、退貨商品數(shù)量質(zhì)量及金額、退貨原因等。
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