采購與付款循環(huán)關(guān)鍵控制點(diǎn)是什么
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采購與付款循環(huán)關(guān)鍵控制點(diǎn)包括采購前審批、采購、驗(yàn)收及保管、付款控制等。
1.采購前審批
請(qǐng)購實(shí)物預(yù)算的編制與審批，財(cái)務(wù)、使用及倉庫管理部門應(yīng)該通過預(yù)算和資料分析確認(rèn)需求，編制采購商品的有關(guān)實(shí)物和資金預(yù)算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時(shí)間等。根據(jù)采購物料性質(zhì)和類型劃分各級(jí)管理部門的審批權(quán)限，并保持請(qǐng)購權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購，審批權(quán)在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準(zhǔn);采購資金預(yù)算的編制，財(cái)務(wù)部門和請(qǐng)購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制;采購資金預(yù)算的編制，財(cái)務(wù)部門和請(qǐng)購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制;采購計(jì)劃的編制，根據(jù)采購預(yù)算由采購部門組織，會(huì)同財(cái)務(wù)、倉庫及使用部門編制詳細(xì)的采購計(jì)劃，對(duì)采購細(xì)節(jié)進(jìn)行說明，如采購合同基本要求、商品質(zhì)量特征和品質(zhì)、采購包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸方式及成本、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和入庫方式等。
2.采購
供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與選擇，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度，由企業(yè)的采購部門、請(qǐng)購部門、生產(chǎn)部門、財(cái)會(huì)部門、倉儲(chǔ)部門等相關(guān)部門共同對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括對(duì)所購商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整;采購商品實(shí)物控制。對(duì)采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時(shí)檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，并核對(duì)供貨商的發(fā)貨單和實(shí)際到貨情況，防止貨物在運(yùn)輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對(duì)在途物資進(jìn)行保險(xiǎn)。
3.驗(yàn)收及保管
驗(yàn)收過程控制，驗(yàn)收工作獨(dú)立于請(qǐng)購、采購和會(huì)計(jì)部門的工作，驗(yàn)收中將發(fā)貨單與訂單核對(duì)，并點(diǎn)清商品數(shù)量;按采購合同標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測(cè)試的設(shè)備等，需有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗(yàn)收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，并由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，并將商品交給倉庫或使用部門，移交時(shí)要求對(duì)方在驗(yàn)收單副聯(lián)上簽收;收貨控制，收貨人與驗(yàn)收人及采購人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時(shí)要編制入庫商品清單;倉庫保管，倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗(yàn)和未檢驗(yàn)的商品進(jìn)行分離存放。對(duì)倉庫保管中的實(shí)物資產(chǎn)，要對(duì)接近商品人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。
4.付款控制
付款申請(qǐng)，采購部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請(qǐng)購申請(qǐng)資料、驗(yàn)收入庫材料、供應(yīng)商出具的稅費(fèi)和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會(huì)計(jì)和出納人員;采購及付款資料的審查，出納和會(huì)計(jì)人員執(zhí)行采購及付款業(yè)務(wù)處理時(shí)要嚴(yán)格審查采購合同、發(fā)票、運(yùn)輸結(jié)算、驗(yàn)收費(fèi)用票據(jù)、驗(yàn)收入庫報(bào)告、入庫單等資料的內(nèi)容是否完整、業(yè)務(wù)程序是否齊全、計(jì)算是否準(zhǔn)確、支付金額是否超出了付款權(quán)限等;會(huì)計(jì)記錄控制，包括應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)處理控制，如憑證的審核、總賬明細(xì)賬的核對(duì)、與供應(yīng)商的對(duì)賬等;建立嚴(yán)格的退貨、退款管理制度，規(guī)范折扣管理。采購商品驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或數(shù)量問題，采購和驗(yàn)收部門要合作填寫退貨退款通知，主要內(nèi)容包括：采購合同編號(hào)和內(nèi)容摘要、退貨商品數(shù)量質(zhì)量及金額、退貨原因等。
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